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RFID檔案管理系統(tǒng)

產(chǎn)品介紹

     該系統(tǒng)是基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)。采用RFID標(biāo)簽對(duì)檔案進(jìn)行身份標(biāo)識(shí),利用手持?jǐn)?shù)據(jù)采集終端及固定式數(shù)據(jù)采集終端共同完成檔案日常的管理和清查工作,從而高效地實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案實(shí)物生命周期和使用狀態(tài)的全程跟蹤,提高檔案的使用效率,實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

     射頻識(shí)別即RFID(Radio Frequency IDentification)技術(shù),又稱電子標(biāo)簽、無線射頻識(shí)別,是一種通信技術(shù),可通過無線電訊號(hào)識(shí)別特檔案定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù),而無需識(shí)別系統(tǒng)與特定目標(biāo)之間建立機(jī)械或光學(xué)接觸。

技術(shù)背景

RFID技術(shù)作為檔案與信息系統(tǒng)的橋梁,可將檔案日常管理活動(dòng)與檔案管理系統(tǒng)有效的整合在一起,從而達(dá)到實(shí)物信息與系統(tǒng)信息的實(shí)時(shí)同步一致。因此,建立一套基于RFID 技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)管理已成為可能。

解決方案

1) 借出申請(qǐng):申請(qǐng)者對(duì)檔案的借用目的提出借出申請(qǐng)后,系統(tǒng)自動(dòng)短息提醒指定審批人進(jìn)行審批。

2) 申請(qǐng)審批:審批人接收到審批提醒短信后,登錄系統(tǒng)進(jìn)行逐一審批處理,審批完畢后,系統(tǒng)將審批結(jié)果信息自動(dòng)發(fā)送短息給申請(qǐng)者。

3) 檔案借出:申請(qǐng)者接收到審批同意的信息后,在指定的借用期間可正常借出使用申請(qǐng)的檔案。

4) 檔案歸還:檔案審批同意后,申請(qǐng)者必須在指定的借用期間內(nèi)進(jìn)行檔案歸還處理,檔案歸還超時(shí),則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)短信提醒申請(qǐng)者和審批者。

5) 盤點(diǎn)模塊:通過手持設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檔案盤點(diǎn)掃描,同時(shí)實(shí)時(shí)與數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行核對(duì),并生成正?;虍惓5谋P點(diǎn)數(shù)據(jù),檔案盤點(diǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)查詢功能,可統(tǒng)計(jì)查詢盤查后的檔案;

6) 日常管理:主要包括檔案的信息維護(hù)、檔案標(biāo)簽粘貼和借用目的維護(hù)等日常工作。

系統(tǒng)組成

本系統(tǒng)集射頻自動(dòng)識(shí)別技術(shù)、計(jì)算控制技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)于一體的高科技產(chǎn)品。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D如下圖所示。


系統(tǒng)功能

該系統(tǒng)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行智能化、信息化管理,實(shí)現(xiàn)檔案的運(yùn)行、借用、盤點(diǎn)、清理到報(bào)廢等方面進(jìn)行全方位準(zhǔn)確監(jiān)管,結(jié)合詳細(xì)的檔案分類統(tǒng)計(jì)等詳細(xì)報(bào)表,真正實(shí)現(xiàn)"卡、物"相符。系統(tǒng)流程圖如下圖所示。




系統(tǒng)特點(diǎn)

1) 系統(tǒng)中每個(gè)用戶都擁有嚴(yán)密的操作權(quán)限控制;

2) 系統(tǒng)具備借出、審批、歸還,盤點(diǎn)和自動(dòng)進(jìn)行報(bào)警的功能,嚴(yán)格控制檔案出入;

3) 建立安全可靠的檔案,通過高新技術(shù)加強(qiáng)檔案監(jiān)管,合理調(diào)配資源,減少資源浪費(fèi),防止檔案盜用或丟失;

4) 充分考慮了公司的實(shí)際情況,從專業(yè)技術(shù)角度研究問題,著實(shí)解決檔案管理中的混亂無序、實(shí)時(shí)性差的問題。提供一個(gè)對(duì)進(jìn)出檔案自動(dòng)識(shí)別、智能管理的先進(jìn)、可靠、適用的數(shù)字化平臺(tái),使公司對(duì)內(nèi)部檔案實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理的能力得到質(zhì)的提高;

5) 充分利用RFID自動(dòng)采集實(shí)現(xiàn)檔案變動(dòng)信息與系統(tǒng)信息的實(shí)時(shí)一致,實(shí)現(xiàn)由后臺(tái)系統(tǒng)對(duì)工作流程進(jìn)行有效的實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄,使管理人員在辦公室內(nèi)就可以及時(shí)了解到檔案的調(diào)撥和使用情況;

6) 所有檔案數(shù)據(jù)一次性輸入,系統(tǒng)根據(jù)不同區(qū)域RFID讀寫器采集的數(shù)據(jù)自動(dòng)判斷檔案狀態(tài);

7) 整個(gè)系統(tǒng)具有遠(yuǎn)距離快速識(shí)別、高可靠性、高保密性、易操作、易擴(kuò)展等特點(diǎn);

8) 系統(tǒng)發(fā)揮RFID對(duì)各個(gè)作業(yè)環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)信息采集的技術(shù)優(yōu)勢(shì),可確保企業(yè)及時(shí)準(zhǔn)確的掌握檔案的使用情況。

適用領(lǐng)域


適用于電子、電器、醫(yī)藥、服裝、建筑、物資、化工、商貿(mào)、超市、旅游、機(jī)械、建材、科技、通訊等各類企業(yè)公司,及機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、學(xué)校、研究所等機(jī)關(guān)事業(yè)型單位。


成功案例